Le Conseil d'administration de la Société canadienne des relations publiques Inc. convoque une assemblée extraordinaire des membres à 12h (midi), le mercredi 31 mars 2004 au bureau de la Société canadienne des relations publiques, bureau 346, 4195, rue Dundas Ouest, Toronto (Ontario) afin de voter sur une résolution soumise par le comité de révision de la gouvernance. Bien qu'il ne soit pas nécessaire que vous y assistiez en personne, il est important que vous exerciez votre droit en tant que membre votant de la SCRP en remplissant et en retournant le bulletin de vote par procuration qui vous a été expédié. Prière de retourner dans l'enveloppe pré-adressée et à port payé ci-joint ou par télécopie au 416-239-1076. La date limite de réception de cette procuration au bureau national de la SCRP est 12 h (midi) le 24 mars 2004.

Nous vous rappelons que le 21 octobre 2003, des documents décrivant une proposition de nouveau modèle de gouvernance de la Société nationale ont été expédiés par courriel à tous les membres votants. Avec la documentation exhaustive se trouvait un questionnaire sollicitant l'apport des membres. La réponse fut extrêmement favorable aux modifications proposées et certains membres y ont suggéré d'autres améliorations.

Le 19 janvier 2004, un document final révisé a été soumis aux membres. On y retrouvait un échéancier d'implantation qui prévoit la tenue le 31 mars 2004 d'une assemblée extraordinaire afin d'approuver le modèle de gouvernance proposé (essentiellement un scrutin postal/par télécopie sur la proposition), afin de faciliter la présentation des modifications aux règlements aux membres lors de l'assemblée générale annuelle de juin 2004 et en cas d'approbation, l'implantation d'un nouveau modèle qui entrera en vigueur à l'assemblée générale annuelle de 2005.

Lors de sa réunion du 21 février 2004, le conseil d'administration national a endossé la proposition du comité de révision de la gouvernance et a autorisé la convocation d'une assemblée extraordinaire le 31 mars tout en recommandant aux membres de voter en faveur de l'adoption du nouveau modèle de gouvernance.

En résumé, la proposition prévoit :

• Un conseil d'administration national composé de 12 membres
• Chaque membre du conseil est élu pour un mandat de trois ans
• La composition du conseil d'administration reflète la diversité géographique des membres. Parmi les 12 membres, on en retrouve au moins un provenant de chacune des six régions nouvellement désignées, soit les Maritimes, le Québec, l'Ontario, les Prairies, l'Alberta et la Colombie-Britannique
• Les membres du conseil d'administration doivent être agréés ou être membres depuis au moins cinq ans de la SCRP nationale et posséder un minimum d'une année d'expérience au conseil d'administration d'une société membre ou d'un conseil, comité ou groupe de travail national et être membres en règle de la SCRP nationale. Les membres du comité exécutif doivent être agréés.
• Il y aura quatre rencontres en personne et huit téléconférences à chaque année.
• Un conseil des présidents composé des présidents des sociétés membres de la SCRP ou de leurs représentants, sera mis sur pied afin d'assurer le partage des pratiques exemplaires entre les sociétés membres. Le président national et la directrice générale seront membre d'office afin de s'assurer que les enjeux locaux soient entendus par le conseil d'administration. Le conseil des présidents se rencontrera une fois en personne lors de la conférence nationale de la Société.

Si vous désirez étudier la proposition intégrale du comité de révision de la gouvernance, veuillez vous référer à l'information qui vous a déjà été soumise le 19 janvier ou consultez-la sur le site Internet de la SCRP à l'adresse cprs.ca.